CAPO I - Riferimenti normativi, ambito di applicazione, definizioni

Art. 1 – Riferimenti Normativi
La materia del presente regolamento è ispirata a:
-    DPR n. 445 del 28.02.2000;
-    DPR n. 428 del 20.10.1998;
-    D.L.vo n. 196 del 30.06.2003;
-    DPCM 6 maggio 2009;

Art. 2– Ambito di applicazione
1. Il presente regolamento disciplina la gestione e la tutela dei documenti ricevuti e trasmessi dall’Azienda per il diritto allo studio di Benevento, di seguito denominata Adisu o Azienda.

2. I documenti dell’Adisu sono quelli prodotti e acquisiti ovvero la rappresentazione, in qualsiasi modo formata, del contenuto di atti, anche interni, utilizzati nello svolgimento della propria attività amministrativa istituzionale.
3. L’Ufficio Protocollo dell’Adisu di Benevento afferisce funzionalmente ed organizzativamente al Servizio Amministrativo.
4. I documenti dell’Adisu sono inalienabili.

Art. 3 – Cassificazione dei documenti
1. I documenti si distinguono in:
- documenti in arrivo;
- documenti in partenza;
- documenti interni.

Art. 4 - Documento in arrivo
1. Il documento in arrivo è il documento avente rilevanza giuridico-probatoria formato e trasmesso all’Adisu da un’altra Pubblica Amministrazione o da altro soggetto esterno, registrato dall’Ufficio Protocollo.

Art. 5 - Documento in partenza 
1. Il documento in partenza è il documento di valenza giuridico-probatoria formato dal personale interno all’Adisu nell'esercizio delle proprie funzioni e destinato a terzi, registrato dall’Ufficio Protocollo. 

Art. 6 - Documento interno
1. I documenti interni, ovvero quelli scambiati all’interno dell’Aziendasono distinti in:
a)    documenti interni di carattere giuridico – probatorio, e per l’effetto soggetti a registrazione.
b)    documenti interni di carattere informativo, ovvero memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa tra uffici o operatori aziendali e per l’effetto non soggetti a registrazione.

Art. 7 – Supporti dei documenti
1.    I documenti possono essere cartacei e informatici.
2.    Per documento informatico s’intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
3.    Per documento analogico si intende la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti prodotta su supporto non informatico; in genere il documento analogico è un documento cartaceo.
4.    Per versione analogica di un documento informatico si intende la sua riproduzione su supporto non informatico.
5.    Per versione informatica di un documento analogico si intende una copia informatica  di esso.

Art. 8 -  Minuta del documento
1. Per minuta di un documento s’intende la sua stesura provvisoria o in bozza, soggetta a integrazioni e a modifiche prima della redazione definitiva.

Art. 9 - Documento avente valore di atto pubblico
1.    Deliberazioni, determine dirigenziali, verbali, decreti, contratti e qualunque altro documento avente valore di atto pubblico sono redatti, di norma, sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico purché ne sia garantita la  conservazione illimitata.

Art. 10 – Diritto all’accesso e diritto alla consultazione
1.    L’Adisu garantisce i principi della trasparenza dell’azione amministrativa, il diritto di accesso ed il diritto alla consultazione al registro di protocollo e ai documenti detenuti secondo la normativa vigente e nel rispetto della normativa in materia di tutela dei dati personali e dal relativo regolamento aziendale di attuazione per il rispetto della privacy.

Art. 11 – Protocollo e registro di protocollo
1.    Il protocollo è l’insieme degli elementi e delle procedure che attribuiscono al documento la valenza giuridica, procedimentale e probatoria. 
2.    Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede, fino a prova di falso, dell’effettivo ricevimento o spedizione di un documento e produce effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il registro si rinnova ogni anno solare.

Art. 12 –  Registri, repertori e serie  documentali
1.    Il registro è un documento amministrativo costituito dalla registrazione, in sequenza cronologica predefinita e in unica entità documentaria, di una pluralità di atti giuridici.
2.    Il repertorio è un registro di una specifica serie documentale.
3.    Per serie documentale si intende un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti, o in relazione all’oggetto o alla materia.

Art. 13 –  Firma digitale e firma elettronica
1.    Per firma digitale si intende la validazione di un documento informatico, secondo il disposto dell’art.1, comma 1 lettera n) e dell’art.27 del DPR 445/2000. La firma digitale certifica sia la provenienza di un documento elettronico sia l’integrità dello stesso.
2.    La firma elettronica è definita ai sensi dell’art.2 , comma 1 lettera a) del D.Lgs. 10/2002, essa assicura la provenienza di un documento  ma non l’integrità del suo contenuto.
CAPO II
La gestione dei documenti in entrata e uscita

Art.  14  Ufficio protocollo e Protocollo Informatico
1.    L’attività di registrazione dei documenti in arrivo ed in uscita compete all’Ufficio protocollo, che funzionalmente ed organizzativamente afferisce al Servizio Amministrativo dell’Adisu.
2.    L’Adisu si avvale, di norma, di un protocollo informatico unico utilizzato per tutti i documenti in entrata e  in uscita.

Art. 15 –  Documenti in partenza
1.    Il documento in uscita deve contenere le seguenti indicazioni:
- logo dell'Azienda;
- il Servizio che produce il documento;
-  numero di protocollo e relativa data;
- oggetto del documento;
- collegamento ad un eventuale precedente;
- sigla del Responsabile del Procedimento Amministrativo (R.P.A)
-  sigla del responsabile della composizione del testo, se diverso dal R.P.A.;
- numero degli allegati;
- indirizzo della sede legale dell'Azienda;
- numero telefonico e di fax aziendale;
- indirizzo di posta elettronica aziendale;
2. I documenti in uscita dall’Azienda per potere essere registrati e spediti devono essere firmati dal Direttore Amministrativo, o dal responsabile del procedimento, ovvero da parte di altro soggetto, previa delega del Direttore Amministrativo comunicata all’Ufficio Protocollo.
3. Il documento cartaceo in partenza, di norma è redatto in originale, che viene spedito al destinatario, mentre una copia è conservata agli atti del Servizio competente ovvero agli atti del Servizio Amministrativo, nel fascicolo cronologico dei “documenti in uscita”.
4.    Sia l'originale sia la copia devono contenere gli elementi informativi del documento.
5.    Se i destinatari diretti sono più di uno, saranno spedite più originali.
6.    Se i destinatari per conoscenza sono più di uno, saranno spedite più copie degli originali.

ART. 16 - Documenti in arrivo
1. I documenti ricevuti dal servizio di protocollo informatico, dopo essere stati registrati, sono  assegnati dal Direttore Amministrativo al Servizio o all’Ufficio competente e quindi al responsabile del procedimento.
2. Una copia del documento registrato in arrivo è conservata agli atti del Servizio competente ovvero agli atti del Servizio Amministrativo, nel fascicolo cronologico dei “documenti in arrivo”.
3. In caso di erroneo smistamento ad un Servizio o un Ufficio non competente, quest'ultimo avrà cura di rimettere il documento al Servizio ovvero all’Ufficio competente, dandone comunicazione al Protocollo. 

Art. 17  -  Documenti soggetti a registrazione particolare
I documenti soggetti a registrazione particolare (repertorio) sono: delibere, determine, verbali, contratti, registro del patrimomio immobilare, albi, ordinativi di pagamento e riscossione, gli atti interni e fra i servizi dell'Azienda.

Art. 18 - Documenti esclusi dalla registrazione
Sono esclusi dalla registrazione: G.U.R.I., - B.U.R.C, notiziari, libri, riviste, giornali,  materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni, materiale statistico, atti preparatori interni ai servizi e fra i servizi e gli uffici dell'Azienda, documenti di altri enti relativi ad avvisi pubblici e bandi di concorso, dichiarazioni fiscali, documenti soggetti a registrazione autonoma (deliberazioni del C.d.A., decreti, autorizzazioni, verbali, attestati, contratti, certificati ecc.), corrispondenza restituita da soggetti esterni a vario titolo (indirizzo inesatto, rifiuto del mittente ecc.);


Art. 19 - Originale e copia del documento informatico
1.    Il documento informatico, redatto nel rispetto delle disposizioni vigenti, è da considerarsi a tutti gli effetti di legge, un documento originale.
2.    La copia, l’estratto e il duplicato del documento informatico, che riproducono e rappresentano letteralmente e integralmente un altro documento informatico o un documento cartaceo, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle vigenti disposizioni in materia.
3.    Le copie informatiche di documenti originariamente cartacei sostituiscono i loro originali purché il notaio o altro pubblico ufficiale ne attesti la conformità con dichiarazione allegata al documento informatico.
4.    La firma digitale, apposta sul documento da parte del soggetto che spedisce o rilascia documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e atti amministrativi, è l’elemento che attribuisce efficacia giuridica al documento.


Art. 20 - Telefax
1.    Il documento trasmesso tramite fax ha valore probatorio – giuridico, risponde al requisito della forma scritta e, di regola, non richiede l’invio del documento originale.
2.    Il documento in partenza via fax dovrà indicare la seguente dicitura “il presente documento, ai  sensi del comma 6, art. 43 del T.U. 445/2000, non sarà seguito dal documento originale” .
3.    Il documento ricevuto tramite fax non richiede l’invio del documento originale qualora sia possibile verificare la fonte di provenienza ovvero se contiene la dicitura del comma 6, art. 43 del T.U. 445/2000.
4.    Nel caso in cui non sia possibile verificare la fonte di provenienza di un telefax, esso viene trattato come corrispondenza anonima o senza firma.
5.    Se il documento ricevuto via fax viene seguito da una trasmissione dello stesso documento con altri mezzi, a questo, se possibile, sarà assegnato lo stesso numero di protocollo della prima ricezione; in caso di difformità anche lievi, il documento successivo è da considerarsi diverso e avrà un nuovo numero di protocollo.
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Art. 21 –  Lettere anonime o documenti privi di firma
1.    La corrispondenza anonima o i documenti in arrivo privi di firma seguono il regime di protocollo previsto per gli altri generi di documenti, ma di regola non dà avvio ad una procedura.

Art. 22  -  Automatismi del protocollo 
1.    La procedura informatica assegna il numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento in maniera automatica e immodificabile.
2.    La numerazione viene rinnovata ogni anno  solare.
3.    A ciascun documento è assegnato un unico ed esclusivo numero di protocollo e una data di registrazione anch'essa immodificabile.

Art. 23 - Registrazione e segnatura di protocollo
1.    Il sistema di protocollazione prevede le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo esse, oltre al numero di protocollo e alla data di registrazione, sono:
−    mittente/destinatario la cui registrazione non è modificabile;
−    oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
−    data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
−    data di arrivo, se diversa da quella di protocollazione;
−    mezzo di ricevimento/spedizione;
−    numero degli allegati;
−    eventuale descrizione sintetica degli allegati ai documenti su supporto cartaceo.

Art. 24 - Segnatura di protocollo
1. Su ciascun atto deve essere riportato con  etichetta: la denominazione Adisu, la  data ed il numero della registrazione nel registro di protocollo.

Art. 25 - Annullamento delle registrazioni di protocollo
1.    Le registrazioni di protocollo errate possono essere annullate, con una specifica funzione del sistema informatico a cura dell’Ufficio  Protocollo.
2.    Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base dati e sono opportunamente evidenziate dal sistema.

Art. 26 - Situazioni di emergenza e differimento dei termini di registrazione. e registro di emergenza
1.    Di regola la registrazione dei dati sul registro di protocollo avviene nella giornata di ricezione.
2.    Poichè le attività di protocollazione sono condizionate da: apertura dell'Ufficio, consegna della posta, ricevimento di fax carico di lavoro degli addetti, presenza degli addetti, corretto funzionamento del sistema di protocollo informatico, il Responsabile del Servizio Amministrativo può autorizzare la registrazione in tempi diversi conferendo valore probatorio alla ricezione o all’uscita di documenti con apposito timbro a mano.
3.    In caso di situazioni di emergenza che si protraggano oltre le 24 ore il Responsabile del Servizio Amministrativo provvederà all’adozione di un registro di emergenza cartaceo.
4.    Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico tempestivamente al momento della sua riattivazione, recuperando i dati. In caso di prolungata emergenza, o di un numero eccessivo di protocollazioni, ovvero nel caso i dati siano in numero tale da creare rallentamento alle procedure e impedimento alle attività, è possibile protocollare come unico documento il registro di emergenza, avendo cura di riportare il numero di segnature ivi effettuare e il periodo di utilizzo.

Art. 27 - Orario di Apertura dell’Ufficio Protocollo.
1. L’orario di apertura al pubblico dell’Ufficio Protocollo è concordato dal Responsabile del Servizio Amministrativo con il Dirigente dell’Unità di Coordinamento dei Servizi, alDirettore Amministrativoe reso pubblico.



Art. 28 – Uso della posta elettronica
L’uso della posta elettronica è consentito per lo scambio di informazioni in/verso/dall’Azienda ed è valido a tutti gli effetti di legge se conforme alle vigenti disposizioni in materia.
1.    I messaggi di posta elettronica, corredati di firma digitale e formulati nel rispetto della normativa vigente, vanno protocollati.
2.    Il documento di posta elettronica non corrispondente al formato stabilito dal CNIPA (ex AIPA)  il cui contenuto è rilevante ai fini giuridici e probatori, dovrà essere stampato con l’apposizione della dicitura “documento ricevuto per posta elettronica”; successivamente è protocollato come un normale documento cartaceo.
3.    L’Adisu provvede alla definizione di una casella di posta elettronica e la comunica al CNIPA (ex AIPA) per l’inserimento nell’indice delle amministrazioni pubbliche.
4.    Sono protocollati solo i messaggi di posta elettronica che pervengono nella casella ufficiale di posta elettronica ed aventi rilievo istituzionale.
5.    Se il messaggio è inviato ad una casella di posta elettronica diversa da quella istituzionale  dovrà essere inviato  per la protocollazione alla casella istituzionale e per conoscenza al mittente o, anche, semplicemente restituito ad esso con l’indicazione della casella istituzionale di posta elettronica.
6.    Se il documento ricevuto via posta elettronica viene seguito da una trasmissione dello stesso documento con altri mezzi, a questo successivo invio sarà, se possibile, assegnato lo stesso numero di protocollo della prima ricezione; in caso di difformità anche lievi, il documento successivo è da considerarsi diverso  e  avrà un nuovo numero di protocollo.
7.    I documenti elettronici in entrata o in uscita dall’Azienda, se provvisti di firma  digitale, vengono collegati in maniera immodificabile alla registrazione di protocollo.

Art. 30 –  Fonogrammi
1. I fonogrammi, sia in arrivo che in partenza, devono recare le seguenti indicazioni:
a) data e numero di registrazione nel registro del protocollo;
b) data di ricezione o trasmissione;
c) nominativo dell’addetto alla ricezione e alla trasmissione;
d) orario di arrivo o di trasmissione.

Art. 31 – Ricezione di raccomandate, pacchi, plichi, comunicazioni giudiziarie, ecc.
1.    L’addetto all’Ufficio Protocollo rilascia ricevuta dei plichi raccomandati o assicurati o quant’altro comporti una dichiarazione di ricevimento.

Art. 32 – Gare e concorsi
1.    La busta o il plico che reca le indicazioni "offerta", "gara" o qualunque altro elemento che indica la partecipazione ad una procedura concorsuale o di gara, non deve essere aperto ma protocollato in arrivo con l'apposizione delle segnature di protocollo direttamente sulla busta o plico.
2.    In caso di gara, offerta o concorso per cui si prevede un afflusso straordinario di documenti, per non paralizzare le attività di protocollo, è possibile istituire un registro apposito relativo ad ogni singola gara, offerta o concorso.
3.    In caso di gara, offerta o concorso, il Servizio competente avrà cura di comunicare all’ufficio di Protocollo Generale data e ora di scadenza. L’addetto alla protocollazione provvederà a segnalare sul plico stesso dei documenti la corrispondenza pervenuta fuori termine utile, trascrivendo su di esso l’orario di ricezione e apponendo timbro e firma.
4.    I documenti  relativi a gara, offerta o concorso che dovessero pervenire in modalità diverse da quelle richieste non saranno ammessi alla procedure, anche se protocollati.

Art. 33 – Ipotesi particolari
2.    Qualora si accerti il cattivo stato di sigilli o mezzi di chiusura di plichi, lettere o pacchi, tale da far temere danni o manomissioni, l’addetto all’Ufficio Protocollo  redige immediatamente apposito verbale descrivente lo stato della corrispondenza e ne invia copia al servizio ricevente in uno alla corrispondenza danneggiata.
3.    Il funzionario responsabile dell’Ufficio Protocollo o altro dipendente delegato, riceve anche gli atti notificati dagli ufficiali giudiziari; in caso di chiusura dell’ufficio, qualsiasi dipendente dell'Azienda presente in servizio può ricevere gli atti giudiziari avendo cura di consegnarli all’Ufficio Protocollo appena possibile.
4.    L’addetto all’Ufficio Protocollo non è tenuto al rilascio immediato del numero di protocollo alla presentazione del documento ma, su richiesta, avranno cura di rilasciare ricevuta dell’avvenuta consegna. Il numero di protocollo potrà essere comunicato ai richiedenti portatori di legittimo interesse una volta concluse le attività di protocollazione della giornata.


CAPO III
Stesura, gestione e tenuta documenti con valore di atto pubblici
Art. 34 – Determine
1.    Le determine dirigenziali hanno un numero progressivo e vengono registrate con criterio cronologico su un apposito registro annuale a cura del Servizio Amministrativo ovvero della Segreteria della Direzione amministrativa.

Art. 35 Delibere
1.    Le delibere del Consiglio di Amministrazione fanno parte integrante dei verbali delle riunioni di tale organo, vengono redatti su fogli con numerazione progressiva, firmati dal Direttore Amministrativo e dal Presidente del C.d.A. e detenuti dal Servizio Amministrativo.
2.    In caso di impedimento o assenza il Direttore Amministrativo verrà sostituito nelle funzioni di verbalizzazione da un dipendente appositamente individuato dal Direttore stesso, mentre in caso di impedimento o assenza il Presidente del C.d.A. viene sostituito dal Vicepresidente.

Art.  36 Testo dei documenti con valore di atto pubblico
1.Il testo di delibere, determine, verbali, decreti, contratti e qualunque altro documento avente valore di atto pubblico di regola non contiene abbreviazioni, correzioni, abrasioni, lacune, aggiunte, acronimi non estesamente descritti ed espressioni in lingua straniera se non di uso comune non tradotte in lingua italiana.
2. Qualora si renda necessario apportare delle variazioni o correzioni, la stesura precedente deve essere leggibile.

Art. 36  - Titolario di classificazione.
1.    Il titolario di classificazione è un sistema logico che suddivide i documenti amministrativi secondo la funzione esercitata, in titoli, categorie, classi e fascicoli, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi.
2.    L’adozione del presente regolamento non prevede l’adozione anche di un titolario di classificazione, in quanto funzionalmente non necessario rispetto alla struttura organizzativa dell’Adisu di Benevento. 


Art. 37  – Norme di rinvio
1.    Il presente regolamento annulla e sostituisce qualsiasi norma regolamentare precedente e verrà adeguato all’evoluzione normativa in materia.
2.    Per tutto quanto non previsto, si fa rinvio alla normativa vigente.



Lo scarto di documenti d'archivio
La selezione della documentazione archivistica che si propone per lo scarto, è intervento che presuppone una decisione consapevole e non arbitraria da compiersi con molta cautela.
La carenza di spazio negli archivi degli enti vigilati nonché la produzione ipertrofica e la conservazione di carte anche inutili non possono giustificare la distruzione non autorizzata di documenti e nemmeno la cancellazione di documenti elettronici (art. n. 169 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio D.lgvo n. 42/2004).

Principi base
Durante la fase di selezione del materiale archivistico, occorre tenere in considerazione alcuni principi base e informazioni circa gli strumenti da utilizzare:
lo scarto non deve essere applicato, salvo diverse indicazioni dettate dalla Soprintendenza archivistica, su documentazione facente parte dell’archivio storico le cui pratiche siano esaurite da oltre 40 anni mentre deve essere effettuato sulla documentazione dell’archivio di deposito che contiene tutte le pratiche chiuse che non abbiano maturato i 40 anni di conservazione;
lo scarto non deve essere applicato su archivi che abbiano subito dispersioni o scarti illegali anche a causa di eventi calamitosi o bellici.

Documentazione a conservazione perenne
Per poter operare correttamente occorre avere come vertice della scala di riferimento la documentazione  con rilevanza storica e quindi destinata a conservazione perenne. Tra i documenti a conservazione illimitata ricordiamo ad esempio: atti di carattere normativo e regolamentare interno ed esterno all’ente (delibere, ordinanze, determinazioni, circolari); attestazioni di natura patrimoniale (inventari, fascicoli del patrimonio immobiliare); documenti contabili di sintesi (bilanci e conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassa); contrattualistica (atti di gara, contratti, verbali); documenti giudiziari (sentenze, contenzioso; atti riguardanti il personale (fascicoli del personale, libri matricola); atti che caratterizzano l’attività dell’ente (atti istituzionali e specifici dell’ente produttore); documentazione statistica o riepilogativa (relazioni, ispezioni, statistiche materiali di ricerca e studio allegati a delibere e determine).
Materiale eliminabile
Fanno parte di questa categoria i cosiddetti documenti  totalmente superflui ai bisogni ordinari dell’ente e non necessari ai fini della ricerca storica. Essi possono essere eliminati senza autorizzazione e sono identificabili soltanto in: stampati, e modulistica superata in bianco, Gazzette Ufficiali, BUR, riviste.

Scarto
Vi sono infine una serie di documenti, che analizzati secondo una riflessione sul rispettivo valore e funzione, potranno essere scartati con il trascorrere del tempo. La valutazione può essere di carattere amministrativo ed è riferita al fatto che i documenti relativi ad affari conclusi possano essere utilizzati nel tempo. La valutazione può essere di carattere legale ed è riferita alla circostanza che i documenti relativi ad affari conclusi hanno di essere utilizzati come prova legale dei fatti cui si riferiscono. La valutazione può essere di carattere storico ed è riferita alla potenzialità che i documenti relativi ad affari conclusi hanno di essere utilizzati come testimonianza e memoria del loro ente produttore nonché delle attività svolte dall’ente.

Massimari
Gli strumenti che possono essere utilizzati come validi supporti all’attività di selezione e scarto sono i massimari di scarto e il piano di conservazione previsto dall’ art. 68 del DPR 445/2000. Anche se considerati linee guida suscettibili di modificazioni e aggiornamenti,  i massimari di scarto sono costituiti da elenchi di documentazione che dopo un determinato periodo di conservazione (40, 20, 15, 10, 5, 2 anni ed 1 anno) possono essere eliminati, avendo esaurito il valore legale amministrativo e non avendo rilevante valore culturale-storico.  Il piano di conservazione al contrario dei massimari di scarto, stabilisce a priori i tempi di attività e semiattività dei documenti nonché i tempi di conservazione degli stessi.
Ogni ente vigilato, concorda con il Ministero per i Beni e le Attività Culturali, Direzione Generale degli Archivi, Servizio III, il proprio massimario di scarto e piano di conservazione, curandone i rispettivi aggiornamenti.
A tale scopo si ricordano i principali link da consultare:
www.archivi.beniculturali.it/servizioII/progetti/comuni/Premessa.html

Richiesta di autorizzazione allo scarto. Procedura
L’Ente deve con provvedimento dirigenziale motivato, inviare la richiesta di scarto alla Soprintendenza Archivistica della Regione di appartenenza  per la dovuta autorizzazione. (non c’è ormai alcun dubbio che la proposta di scarto è atto di gestione amministrativa avente rilevanza esterna e che come tale è di competenza dei Dirigenti)
La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere formulata ai sensi dell’art. 21, comma d, del D.lgvo n. 42/2004. In allegato deve essere inviata la proposta di scarto in triplice copia.
La proposta di scarto è costituita da una tabella contenente:
tipologia degli atti che s’intendono eliminare con annessa  la classificazione di riferimento o il titolario di riferimento;
estremi cronologici degli atti es. 1993-1997;
peso espresso in Kg o metri lineari o numero di buste o faldoni;
motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di conservazione in relazione al massimario di scarto o al piano di conservazione adottato.
Se dopo un’attenta valutazione  nulla osta al procedere della pratica, la richiesta viene inviata dalla Soprintendenza Archivistica al Ministero dell’Interno, Affari Interni e Territoriali, Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistica ai sensi dell’art. 4 del DPR 30 dicembre 1975 n. 854 (attribuzioni del Ministero dell’Interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità) e l’assenso è dato ai sensi del Dpr n. 37 del 2001, art 9 applicato per analogia (le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera consultabilità ai sensi dell’articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999 n. 281 sono inoltrate per i provvedimenti di competenza al Ministero dell’Interno il quale si pronuncia al massimo entro 90 giorni.
Una volta ottenuto l’assenso dal Ministero dell’Interno,che per conoscenza viene inviato anche all’Ente richiedente,  il Sovrintendente Archivistico appone l’autorizzazione allo scarto e lo invia all’Ente.
L’obbligo della cessione alla Croce Rossa Italiana degli atti ritenuti inservibili degli uffici statali ha origini lontane. Risale infatti al Regio Decreto n. 2034 del 10 agosto 1928 ed è stato rinnovato ogni 5 anni e attualmente è abrogato. Perciò l’unica norma cui attenersi è quella relativa all’art. 8  del DPR n. 37 del 2001 la quale si limita a disporre che le modalità di cessione degli atti di archivio di cui è stato autorizzato lo scarto, debbano essere stabilite da ciascuna amministrazione, anche attraverso organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa Italiana 
Una volta ottenuta l’autorizzazione allo scarto, dalla Soprintendenza Archivistica l’Ente che ha contattato la Croce Rossa Italiana o Ditta Specializzata o Municipalizzata ma anche una Cartiera, (importante è che siano garantite operazioni totalmente distruttive quali incenerimento, triturazione e spappolamento della carta), deve inviare, a conclusione della pratica, un verbale di avvenuta distruzione indicando le quantità distrutte.
Per agevolare gli enti vigilati in queste procedure e per fornire le informazioni ritenute utili, è possibile spedire preliminarmente in via informale alla Soprintendenza (via fax o per posta elettronica, referente dott. Maria Volpato), gli elenchi della documentazione che s’intende proporre allo scarto.
CAPO IV - Gestione archivistica dei documenti
Art. 11 - Archivio e archivio informatico
1.    L'archivio è l'insieme dei documenti prodotti o acquisiti nello svolgimento dell'attività sanitaria o amministrativa.
2.    L'archivio informatico è l'insieme di uno o più supporti di memorizzazione, identificati singolarmente, contenenti sia documenti registrati sia qualsiasi altra informazione utile per la gestione dei documenti.

Art. 12 - Suddivisione dell'archivio
1.    L'archivio, nelle sue articolazioni funzionali e operative è da considerarsi unico, pur se suddiviso in:
- archivio corrente;
- archivio di deposito;
- archivio storico.
2.    L'archivio corrente è formato dai documenti relativi a procedimenti amministrativi e sanitari in corso di trattazione.
3.    L'archivio di deposito riguarda i documenti relativi a procedimenti conclusi.
4.    L'archivio storico è il complesso di documenti, relativi a procedimenti amministrativi conclusi da oltre quarant'anni, destinati ad essere conservati nella sezione separata d'archivio.

Art. 65 - Archivio corrente
1.    L’Archivio corrente è un complesso di documenti relativi a procedimenti amministrativi in corso di trattazione ed è costituito  e gestito dalle U.O.R di cui all'elenco allegato al presente regolamento.
2.    I Responsabili dei predetti Servizi provvedono  alla corretta  fascicolazione, provvisoria e  successivamente a quella definitiva poi, secondo le modalità descritte  nel presente regolamento.
3.     L’Archivio corrente è tenuto dai responsabili dei procedimenti amministrativi, incaricati della trattazione dei relativi documenti.

Art. 66 - Archivio di deposito
1.    L’Archivio di deposito deve essere allocato in ambienti idonei presso ciascuna U.O.R.,  a  seconda della rispettiva competenza, stante la particolare natura territoriale dell'Azienda.
2.    Il trasferimento dei documenti dall’Archivio corrente a quello di deposito deve avvenire ai sensi dell’art.18,  comma 2, del DPR 428/98.
3.    Nel caso un documento  preveda un procedimento afferente a più di una U.O.R., il documento stesso  e il carteggio ad esso relativo vanno conservati: in originale presso la U.O.R. il cui interesse sul documento è prevalente; in copia presso le altre  UU.OO.RR. interessate al procedimento .
4.    Dell’ Archivio  di deposito sono responsabili i Dirigenti delle U.O.R. secondo quanto previsto al comma 1  dell’art. 18 del DPR 428/98.
5.    I fascicoli relativi a procedimenti conclusi, devono essere versati, a cura del responsabile, almeno una volta l'anno, nell'archivio di deposito.
6.    Il responsabile dell'Ufficio Protocollo coordina la gestione dei flussi documentali e degli archivi; il Dirigente U.O.R.,  controllato il rispettivo repertorio, predispone un elenco di consistenza (elenco dei fascicoli e delle serie trasferite).
7.    L'organizzazione dei fascicoli rimane quello dell'archivio corrente.
8.    Il Dirigente può delegare la gestione materiale della sezione d’archivio di deposito ad un funzionario che ne curerà tutti gli aspetti.

Art. 69 – Archivio storico
1.    I documenti, per i quali è prevista la conservazione permanente, devono essere trasferiti nella sezione separata d'archivio dopo quarant’anni.
2.    La sezione separata d'archivio cura la conservazione e la tenuta dei documenti, conserva i documenti secondo l'ordine originario, redige e aggiorna l'inventario.

Art. 67 –  Sicurezza degli archivi
1.    Il rispetto delle procedure di protocollazione, di flusso e di archiviazione, provvede alla tenuta omogenea dell'archivio corrente  e di deposito  nelle sue sezioni territoriali.
2.    Le modalità di prelievo dei documenti dall’Archivio corrente e  di deposito sono disciplinate dall’art.19, commi 2 e 3, del DPR 428/98  ovvero:
- dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento;
–    si applicano all'uso dei documenti prelevati tutte le disposizioni in materia di privacy;
3.    Per nessun motivo i dati personali e/o sensibili sono consultabili se non per ragioni d'ufficio e sono fisicamente conservati in maniera da non essere accessibili  che al solo personale addetto; i documenti che contengono tali dati sono consultabili nei limiti posti dalla normativa vigente.
4.    I responsabili del S.I.A per gli archivi informatici ed i Responsabili delle U.O.R . predispongono  e verificano l'efficacia delle necessarie misure per evitare accessi non autorizzati.

Art. 68 - Scarto d'archivio
1.    Si eliminano i documenti per i quali il tempo di conservazione previsto dal massimario di scarto è ormai concluso.
2.    Gli scarti di documentazione sono stabiliti con provvedimento motivato,  previo nulla osta della Sovrintendenza ai Beni Archivistici della Campania.
3.    Il Dirigente di ciascun U.O.R., competente in materia, propone di volta in volta al Direttore Generale l'adozione di una delibera con l’elenco degli atti da avviare a distruzione. Tale delibera inviata alla Sovrintendenza ai Beni Archivistici della Campania  per il prescritto nulla osta e quindi comunicata all'Assessorato alla Sanità della Regione Campania. 



Art. 58 – Conservazione dei documenti cartacei, informatici o informatizzati
1.    Il documento cartaceo o  informatico soddisfa gli obblighi della conservazione se corrisponde alla normativa vigente.
2.    L'azienda può decidere di sostituire i propri documenti con la riproduzione su supporto fotografico o su supporto ottico. Può utilizzare anche altro mezzo che sia comunque in grado di garantire la conformità del contenuto del supporto ai documenti originali secondo la normativa vigente.

Art. 59 - Scansione dei documenti cartacei
1.    I documenti ricevuti su supporto cartaceo, di formato inferiore o uguale ad A4, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, possono essere acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner.
2.    I documenti analogici informatizzati ai sensi del presente articolo possono essere allegati e collegati in modo immodificabile alla registrazione di protocollo.
3.    Gli uffici abilitati alla scannerizzazione sono l’ufficio Protocollo.
4.    L’acquisizione delle immagini deve avvenire in modo tale che:
•    ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;
•    sia sempre verificabile la leggibilità delle immagini, acquisite in modalità non modificabile e la loro  corrispondenza esatta con gli originali cartacei.

Art. 61 - Massimario di conservazione e di scarto
1.    Il massimario di conservazione e scarto dei documenti è modificabile solo con provvedimento del Direttore Generale, previo parere favorevole della Soprintendenza Archivistica della Campania.
2.    Il massimario di conservazione e scarto è l’elenco dei documenti prodotti e ricevuti dall'Azienda dei relativi tempi di conservazione, coordinato con il titolario di classificazione e con il quaderno dei procedimenti.
3.    Con l'entrata in vigore del presente regolamento è adottato il massimario ad esso allegato.

Art. 62 – Classificazione dei documenti
1.    L'operazione di classificazione di un documento consiste nell'attribuire al documento i corrispondenti titolo,  categoria,  classe,  numero di fascicolo.
2.    Il documento è classificato dopo la protocollazione a cura della U.O.R. cui compete la sua lavorazione.
3.    Il responsabile dell'U.O.R., ai sensi del massimario, stabilisce anche i tempi di conservazione dei  documenti.

Art. 63 - Fascicolo
1.    Il fascicolo è l'insieme organico dei documenti relativi al medesimo affare o a un procedimento.
2.    Il fascicolo, per ragioni pratiche, può essere distinto in sottofascicoli.
3.    La data di chiusura del fascicolo, cioè la data dell'ultimo documento prodotto, corrisponde alla data di conclusione del procedimento.

Art. 64  - Fascicolazione dei documenti
1.    Il responsabile dell'U.O.R, dopo la classificazione, procede alla fascicolazione del documento cioè al suo inserimento in un apposito fascicolo.
2.    I documenti sono conservati secondo il numero di protocollo.
3.    Sul fascicolo devono essere indicati: il titolo, la categoria, la classe, il numero del fascicolo, gli estremi cronologici (anno di apertura e chiusura del fascicolo), l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo e il numero di eventuali sottofascicoli.

Art. 65 - Repertorio dei fascicoli
1.    Il repertorio dei fascicoli è un elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all'interno di una stessa classe riportante l'oggetto dell'affare o del procedimento e l'indice di classificazione che a sua volta deve riportare la presenza dei sottofascicoli, numerati progressivamente.
2.    Nel repertorio è annotata la movimentazione dei fascicoli da un ufficio all'altro o da un ufficio all'archivio.
3.    Il repertorio si rinnova ogni anno solare.